Finexus es una plataforma integral de gestión financiera diseñada específicamente para instituciones microfinancieras. Con una interfaz moderna y funcionalidades especializadas, Finexus permite gestionar de manera eficiente todos los aspectos operativos de una institución financiera, desde la administración organizacional hasta el control contable y la gestión de productos financieros. Este manual completo proporciona una guía detallada para la configuración y uso de todas las secciones principales del sistema, incluyendo capturas de pantalla paso a paso para facilitar el proceso de implementación y configuración.
Acceso al Sistema
Para acceder a Finexus, navegue a la URL del sistema y utilice sus credenciales de acceso proporcionadas por el administrador del sistema.
Proceso de Autenticación
- Ingrese su nombre de usuario en el primer campo
- Ingrese su contraseña en el segundo campo
- Opcionalmente, marque “Acuérdate de mí” para mantener la sesión activa
- Haga clic en el botón “Acceso” para ingresar al sistema
Una vez autenticado correctamente, accederá al dashboard principal donde podrá ver el menú de navegación principal con todas las funcionalidades disponibles según su rol de usuario.
1. Configuración de Organización
La sección de Organización es fundamental para establecer la estructura institucional de su entidad financiera. Aquí podrá configurar oficinas, empleados, parámetros monetarios y otros elementos organizacionales esenciales para el funcionamiento del sistema.
Administrar Oficinas
Gestión completa de sucursales y puntos de atención de la institución financiera.
Administrar Empleados
Control del personal, roles y asignaciones dentro de la organización.
Configuración de Moneda
Definición de las divisas que manejará la institución en sus operaciones.
Administrar Festivos
Calendario de días no laborables que afectan las operaciones financieras.
Gestión de Inversores
Administración de inversionistas y socios capitalistas de la institución.
Mapeo de Fondos
Configuración de la estructura de fondos y su asignación contable.
1.1. Administrar Oficinas
La gestión de oficinas constituye el pilar fundamental de la estructura organizacional en Finexus. Esta funcionalidad permite crear, editar y administrar todas las sucursales y puntos de atención de la institución financiera, estableciendo una jerarquía clara que facilita la administración descentralizada y el control operativo.
Cada oficina en Finexus representa una unidad operativa independiente con capacidad para gestionar clientes, productos financieros y operaciones específicas. La correcta configuración de las oficinas es crucial para el funcionamiento eficiente del sistema, ya que determina aspectos como la asignación de empleados, la segmentación de carteras y la generación de reportes por ubicación geográfica.
Funcionalidades Principales del Módulo
- Crear Oficina: Permite agregar nuevas sucursales al sistema con información completa de ubicación, contacto y configuración operativa
- Oficinas de Importación: Funcionalidad avanzada para importar múltiples oficinas desde archivos Excel o CSV, ideal para implementaciones masivas
- Filtros de Búsqueda: Herramientas sofisticadas para localizar oficinas específicas por nombre, código, estado o ubicación geográfica
- Gestión de Jerarquías: Establecimiento de relaciones matriz-sucursal que permiten la consolidación de información y control centralizado
- Control de Estados: Administración del ciclo de vida de las oficinas (activa, inactiva, en proceso de cierre)
- Asignación de Recursos: Vinculación de empleados, productos y servicios específicos a cada oficina
Proceso de Creación de una Nueva Oficina
El proceso de creación de una nueva oficina en Finexus requiere una planificación cuidadosa y la recopilación de información específica. Para iniciar este proceso, haga clic en el botón “Crear Oficina” ubicado en la parte superior de la pantalla de administración de oficinas.
El sistema desplegará un formulario integral que captura toda la información necesaria para establecer la nueva unidad operativa. Este formulario está diseñado para garantizar que se registren todos los datos esenciales para el funcionamiento correcto de la oficina dentro del ecosistema Finexus.
Campos Obligatorios del Formulario
- Oficina: Nombre descriptivo y único de la oficina o sucursal. Debe ser claro e identificativo para facilitar su reconocimiento en reportes y operaciones
- Oficina matriz: Selección de la oficina padre en la jerarquía organizacional. Esta relación determina la estructura de reportes y consolidación de información
- Abierto el: Fecha oficial de apertura de la oficina. Esta fecha es crucial para cálculos de antigüedad y reportes históricos
- ID Externo: Identificador único alfanumérico para integración con sistemas externos como contabilidad, nómina o reportes regulatorios
Campos Opcionales Adicionales
- Dirección Física: Ubicación completa de la oficina incluyendo departamento, municipio y referencias
- Información de Contacto: Números telefónicos, correos electrónicos y datos del responsable local
- Horarios de Atención: Definición de días y horas laborables para operaciones con clientes
- Límites Operativos: Montos máximos para operaciones que pueden realizarse sin autorización superior
- Configuración Contable: Asignación de cuentas contables específicas para la oficina
1.2. Administrar Empleados
El módulo de administración de empleados constituye el núcleo del sistema de recursos humanos dentro de Finexus. Esta funcionalidad integral permite gestionar todo el ciclo de vida del personal de la institución, desde el registro inicial hasta la desvinculación, incluyendo la creación de perfiles detallados, asignación de roles específicos, control granular de accesos al sistema y seguimiento del desempeño operativo.
La gestión efectiva de empleados en Finexus va más allá del simple registro de datos personales. El sistema permite establecer relaciones complejas entre empleados, oficinas, productos financieros y responsabilidades específicas, creando un ecosistema integrado que facilita la trazabilidad de operaciones, la asignación de carteras y el control de responsabilidades operativas.
Funcionalidades Principales del Módulo
- Crear Empleado: Registro completo de nuevos miembros del personal con información personal, profesional y de contacto
- Importar Empleados: Funcionalidad de carga masiva desde archivos Excel o CSV, ideal para migraciones o incorporaciones grupales
- Gestión de Estados: Control del ciclo de vida laboral (activo, inactivo, suspendido, en vacaciones)
- Asignación de Oficinas: Vinculación estratégica de empleados con sucursales específicas y posibilidad de asignaciones múltiples
- Roles de Oficial de Créditos: Designación especializada de responsables de cartera con límites y autorizaciones específicas
- Jerarquías Organizacionales: Establecimiento de relaciones supervisor-subordinado para flujos de aprobación
- Configuración de Límites: Definición de montos máximos de operación por empleado según su nivel y experiencia
Información Requerida para Registro de Empleados
- Datos Personales: Nombres completos, documento de identidad, fecha de nacimiento, estado civil
- Información de Contacto: Direcciones física y electrónica, números telefónicos, contactos de emergencia
- Datos Laborales: Fecha de ingreso, puesto, departamento, salario base, tipo de contrato
- Configuración de Sistema: Usuario, contraseña temporal, roles asignados, permisos específicos
- Información Bancaria: Datos para depósito de salarios y manejo de cuentas internas
1.3. Configuración de Moneda
La configuración de moneda es fundamental para establecer las divisas que manejará la institución en sus operaciones financieras. Finexus permite trabajar con múltiples monedas y configurar tasas de cambio.
Configuración de Divisas
El sistema muestra las monedas configuradas con la siguiente información:
- Nombre de la moneda: Denominación completa (ej: Guatemala Quetzal)
- Código de moneda: Código ISO estándar (ej: GTQ)
- Símbolo: Representación gráfica de la moneda
- Decimales: Número de decimales para cálculos
2. Configuración del Sistema
La sección de Sistema contiene todas las configuraciones técnicas y administrativas que determinan el comportamiento general de Finexus. Estas configuraciones afectan aspectos como seguridad, flujos de trabajo, validaciones y integraciones con sistemas externos.
Tablas de Datos
Estructuras personalizadas para almacenar información específica de la institución.
Códigos del Sistema
Catálogos de valores predefinidos para campos de selección múltiple.
Roles y Permisos
Control granular de acceso a funcionalidades del sistema por usuario.
Configuraciones Globales
Parámetros que afectan el comportamiento general del sistema.
Gestión de Reportes
Administración de reportes personalizados y plantillas de documentos.
Auditoría
Registro y seguimiento de todas las operaciones realizadas en el sistema.
2.1. Administrar Tablas de Datos
Las tablas de datos permiten crear estructuras de información personalizadas para almacenar datos específicos que no están contemplados en los módulos estándar del sistema.
Características de las Tablas de Datos
- Flexibilidad: Creación de campos personalizados según necesidades específicas
- Asociación: Vinculación con entidades existentes (clientes, préstamos, etc.)
- Tipos de Datos: Soporte para texto, números, fechas y valores booleanos
- Validaciones: Reglas de negocio personalizadas para cada campo
2.2. Roles y Permisos
La gestión de roles y permisos es crucial para mantener la seguridad del sistema y garantizar que cada usuario tenga acceso únicamente a las funcionalidades necesarias para su trabajo.
Roles Predefinidos del Sistema
- Super User: Acceso completo a todas las funcionalidades del sistema
- Self Service User: Acceso limitado para funciones de autoservicio
- API Role: Rol específico para integración con sistemas externos vía API
- Oficial de Créditos: Permisos para gestión de cartera y clientes
- Contador: Acceso a módulos contables y financieros
2.3. Configuraciones Globales
Las configuraciones globales determinan el comportamiento general del sistema Finexus, incluyendo políticas de negocio, integraciones y parámetros operativos.
Configuraciones Importantes
- maker-checker: Habilita el control de aprobación dual para transacciones críticas
- amazon-s3: Configuración para almacenamiento de documentos en la nube
- reschedule-future-repayments: Permite reprogramar pagos futuros automáticamente
- penalty-wait-period: Define el período de gracia antes de aplicar penalizaciones
- force-password-reset-days: Frecuencia obligatoria de cambio de contraseñas
- grace-on-penalty-posting: Período de gracia para contabilización de multas
3. Módulo de Contabilidad
El módulo de contabilidad de Finexus proporciona un sistema contable completo y robusto, diseñado específicamente para instituciones microfinancieras. Incluye funcionalidades para el manejo del plan de cuentas, registro de asientos contables, generación de estados financieros y procesos de cierre contable.
3.1. Plan de Cuentas
El plan de cuentas constituye la columna vertebral del sistema contable de Finexus, proporcionando la estructura fundamental para el registro, clasificación y presentación de todas las transacciones financieras de la institución. Este componente crítico organiza meticulosamente todas las cuentas contables según estándares internacionales de contabilidad y regulaciones locales específicas del sector microfinanciero.
La implementación del plan de cuentas en Finexus va más allá de una simple catalogación contable. El sistema integra automáticamente cada cuenta con los módulos operativos, garantizando que todas las transacciones financieras se registren correctamente en tiempo real, manteniendo la integridad contable y facilitando la generación de reportes financieros precisos y oportunos.
Estructura Detallada del Plan de Cuentas
- Estructura Jerárquica Multinivel: Organización sistemática por niveles principales (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos) con subdivisiones específicas para instituciones microfinancieras
- Codificación Flexible y Escalable: Sistema de códigos numéricos adaptable a diferentes estándares contables nacionales e internacionales, con capacidad de expansión
- Cuentas de Control Automáticas: Cuentas especializadas que se actualizan automáticamente con las operaciones de productos financieros específicos
- Validaciones y Controles: Mecanismos integrados para mantener la integridad del plan contable y prevenir errores de clasificación
- Cuentas Auxiliares: Subcuentas detalladas para análisis granular de operaciones por oficina, producto o segmento de cliente
- Integración Regulatoria: Mapeo automático a formatos de reportes requeridos por autoridades supervisoras
Categorías Principales del Plan de Cuentas
- Activos (1000-1999): Efectivo, cartera de créditos, inversiones, activos fijos, otros activos
- Pasivos (2000-2999): Depósitos de clientes, obligaciones financieras, cuentas por pagar, provisiones
- Patrimonio (3000-3999): Capital social, reservas, utilidades retenidas, ajustes patrimoniales
- Ingresos (4000-4999): Intereses ganados, comisiones, ingresos por servicios, otros ingresos operacionales
- Gastos (5000-5999): Gastos financieros, gastos operacionales, provisiones, gastos administrativos
- Cuentas de Orden (9000-9999): Garantías recibidas, compromisos, contingencias
3.2. Asientos Contables
Los asientos contables registran todas las transacciones financieras de la institución, manteniendo el principio de partida doble y garantizando la integridad contable.
Tipos de Asientos
- Asientos Automáticos: Generados por el sistema para operaciones estándar
- Asientos Manuales: Registros contables ingresados directamente por el usuario
- Asientos de Ajuste: Correcciones y reclasificaciones contables
- Asientos de Cierre: Registros para el cierre de períodos contables
3.3. Estados Financieros
Finexus genera automáticamente los principales estados financieros requeridos por las instituciones microfinancieras y organismos reguladores.
Estados Financieros Disponibles
- Balance General: Estado de situación financiera a una fecha determinada
- Estado de Resultados: Resumen de ingresos y gastos del período
- Estado de Flujo de Efectivo: Movimientos de efectivo por actividades
- Estado de Cambios en el Patrimonio: Variaciones en las cuentas patrimoniales
4. Gestión de Productos
El módulo de productos permite configurar y administrar todos los productos financieros que ofrece la institución, incluyendo productos de crédito, ahorro, y servicios complementarios.
4.1. Productos de Crédito
Los productos de crédito son el núcleo de las operaciones en instituciones microfinancieras. Finexus permite configurar múltiples tipos de préstamos con características específicas.
Configuración de Productos de Crédito
- Parámetros Básicos: Montos mínimos y máximos, plazos, tasas de interés
- Metodología de Cálculo: Interés simple, compuesto, método francés, alemán
- Garantías: Tipos de garantías requeridas y porcentajes de cobertura
- Comisiones: Estructura de comisiones por desembolso, administración, etc.
- Penalizaciones: Multas por mora y pagos tardíos
4.2. Productos de Ahorro
Los productos de ahorro complementan la oferta financiera, permitiendo a los clientes mantener depósitos con diferentes características y beneficios.
Tipos de Productos de Ahorro
- Ahorro a la Vista: Cuentas con disponibilidad inmediata
- Ahorro Programado: Depósitos con metas específicas
- Depósitos a Plazo: Inversiones con plazo fijo y tasa garantizada
- Ahorro Infantil: Productos especializados para menores de edad
4.3. Configuración de Tasas
La configuración de tasas permite establecer las tasas de interés activas y pasivas que aplicarán a los diferentes productos financieros.
Gestión de Tasas de Interés
- Tasas Fijas: Tasas que permanecen constantes durante el plazo
- Tasas Variables: Tasas que pueden cambiar según indicadores de mercado
- Tasas Preferenciales: Tasas especiales para clientes específicos
- Tasas por Segmento: Diferenciación según perfil de riesgo
4.4. Estructura de Comisiones
La configuración de la estructura de comisiones en Finexus permite establecer un sistema integral de cobros por servicios financieros que se adapta a las necesidades específicas de cada institución microfinanciera. Este módulo es fundamental para la sostenibilidad financiera de la organización, ya que permite diversificar las fuentes de ingresos más allá de los intereses tradicionales.
El sistema de comisiones en Finexus está diseñado para ser flexible y configurable, permitiendo establecer diferentes tipos de cobros según el producto, el cliente, el canal de distribución o las características específicas de cada operación. Esta flexibilidad es crucial para mantener la competitividad en el mercado mientras se asegura la rentabilidad operativa.
Tipos de Comisiones Configurables
- Comisiones por Desembolso: Cobros únicos al momento de otorgar un crédito, calculados como porcentaje del monto o valor fijo
- Comisiones de Administración: Cobros periódicos por el mantenimiento y gestión de cuentas o productos financieros
- Comisiones por Servicios: Tarifas por servicios específicos como consultas, certificaciones, estados de cuenta
- Comisiones por Transacciones: Cobros por operaciones específicas como transferencias, pagos, retiros
- Comisiones por Mora: Penalizaciones adicionales por pagos tardíos o incumplimientos
- Comisiones por Prepago: Cobros por cancelación anticipada de obligaciones financieras
Métodos de Cálculo de Comisiones
- Valor Fijo: Monto específico en la moneda base del sistema, independiente del valor de la operación
- Porcentaje del Monto: Cálculo basado en un porcentaje del valor principal de la operación
- Escala Progresiva: Tarifas que varían según rangos de montos o características del cliente
- Combinado: Mezcla de valor fijo más porcentaje, con límites mínimos y máximos
- Por Tramos: Diferentes tarifas según el segmento de cliente o tipo de producto
Configuración Avanzada de Comisiones
- Periodicidad: Definición de frecuencia de cobro (única, mensual, trimestral, anual)
- Condiciones de Aplicación: Reglas específicas que determinan cuándo se aplica cada comisión
- Exenciones: Configuración de clientes o productos exentos de ciertas comisiones
- Límites: Establecimiento de montos mínimos y máximos para cada tipo de comisión
- Vigencia: Fechas de inicio y fin para promociones o cambios tarifarios
- Contabilización: Asignación automática a cuentas contables específicas
Mejores Prácticas para Configuración de Comisiones
- Análisis de Mercado: Revise regularmente las tarifas de la competencia para mantener precios competitivos
- Segmentación de Clientes: Establezca tarifas diferenciadas según el perfil y valor del cliente
- Simplicidad: Mantenga una estructura de comisiones clara y fácil de entender para los clientes
- Comunicación: Asegúrese de que todas las comisiones estén claramente comunicadas antes de la contratación
- Revisión Periódica: Evalúe regularmente la efectividad y rentabilidad de cada comisión
Manual Completo de Configuración de Finexus
Sistema Integral de Gestión Financiera
Versión 2.0 – Septiembre 2025